Accord de traitement des données

Le présent accord est conclu entre Horizon Makers, entreprise individuelle immatriculée sous le SIREN 898 931 738 (« l'Éditeur »), et toute organisation ayant souscrit un compte KiteDeck (« le Client »). Il est annexé aux conditions générales de vente et en fait partie intégrante. Il s'applique dès l'ouverture du compte, sans autre signature.

1. Rôles des parties

Pour les données personnelles que le Client saisit ou collecte dans le Service au sujet de ses propres clients, le Client est responsable de traitement et l'Éditeur est sous-traitant, au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »). Les données de compte et de commission du Client, pour lesquelles l'Éditeur est lui-même responsable de traitement, relèvent de la politique de confidentialité et non du présent accord.

2. Description du traitement

• Objet et finalité : fournir le Service de gestion de croisières décrit aux conditions générales de vente.
• Nature des opérations : hébergement, enregistrement, organisation, consultation, modification, envoi de messages (relances, campagnes, confirmations), publication de la page de réservation, export et effacement.
• Personnes concernées : clients et prospects du Client, participants aux croisières, destinataires de ses messages.
• Catégories de données : identité et coordonnées ; réservations, acomptes et écritures (sans numéro de carte bancaire) ; numéro, date d'expiration et copie du document de voyage ; niveau de pratique, poids, matériel, régime alimentaire, assurance, notes et consentement aux communications commerciales.
• Durée : celle du contrat, puis trente jours après la demande de fermeture du compte (article 9), sous réserve des durées de conservation automatiques décrites à l'article 3.

Le Service n'est pas conçu pour recevoir des catégories particulières de données (santé, convictions religieuses, etc.). Si le Client en saisit, par exemple dans un régime alimentaire ou une note, il s'assure d'en avoir le droit et se limite au strict nécessaire.

3. Instructions du Client

L'Éditeur traite les données uniquement sur instruction documentée du Client. Ces instructions sont constituées par les conditions générales de vente, le présent accord et l'usage que le Client fait du Service et de ses réglages. Le Client accepte les durées de conservation automatiques décrites dans la politique de confidentialité (anonymisation d'une fiche client trois ans après sa dernière croisière, effacement des copies de documents de voyage douze mois après, notamment) : elles valent instruction.

L'Éditeur ne traite pas les données pour ses propres finalités. Il informe immédiatement le Client s'il estime qu'une instruction constitue une violation du droit applicable, ou si la loi l'oblige à traiter les données autrement, sauf si cette loi interdit d'en informer le Client.

4. Confidentialité

L'Éditeur veille à ce que toute personne autorisée à accéder aux données soit tenue à la confidentialité, par un engagement contractuel ou une obligation légale. Il n'y accède que dans la mesure nécessaire au fonctionnement du Service ou au support demandé par le Client.

5. Sécurité

L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles prévues à l'article 32 du RGPD, notamment :

• chiffrement des échanges en transit ;
• cloisonnement des données de chaque organisation au niveau de la base de données ;
• double authentification obligatoire pour tous les membres d'une organisation, et connexion sans mot de passe ;
• stockage privé des copies de documents de voyage, accessibles aux seuls membres de l'organisation concernée ;
• sauvegardes de la base par l'hébergeur, sur quatorze jours par rotation ;
• journaux d'accès et de sécurité conservés douze mois au plus.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise l'Éditeur à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :

• Vercel — hébergement de l'application, en Irlande ;
• Supabase — base de données, authentification et stockage, en Irlande ;
• Resend — acheminement des e-mails ;
• Upstash — cache et limitation de débit, dans l'Union européenne ;
• Sentry — supervision technique et journalisation des erreurs, dans l'Union européenne ;
• services de notification des navigateurs — acheminement des notifications push adressées aux membres du Client ;
• Anthropic — assistant d'aide intégré (questions des membres seulement, jamais les données du Client) ;
• OVH, en France, et Google — suivi interne des demandes de fonctionnalités relevées par l'assistant.

L'Éditeur impose à chacun, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord, et demeure responsable envers le Client de leur respect. Il informe le Client par e-mail de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l'avance. Le Client peut s'y opposer pour un motif raisonnable lié à la protection des données ; à défaut de solution, il peut fermer son compte, sans frais.

Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de l'Éditeur : le compte Stripe que le Client rattache au Service pour encaisser ses acomptes, ni les services tiers qu'il connecte lui-même (Brevo, par exemple). Ils relèvent des contrats que le Client a conclus directement avec ces prestataires.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Tout transfert vers un pays tiers, notamment pour l'acheminement des e-mails ou l'accès de support d'un prestataire, repose sur une garantie prévue au chapitre V du RGPD : décision d'adéquation, dont le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les prestataires certifiés, ou à défaut clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Assistance au Client

• Droits des personnes : le Service permet au Client de consulter, rectifier, exporter et supprimer les données de ses clients. Si une personne s'adresse directement à l'Éditeur, celui-ci transmet sa demande au Client sans y répondre lui-même, sauf instruction contraire.
• Analyses d'impact et consultation de l'autorité de contrôle : l'Éditeur fournit, sur demande, les informations dont il dispose.
• Violations de données : l'Éditeur notifie au Client toute violation de données personnelles le concernant dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance. Il indique la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Il complète ces informations au fur et à mesure qu'il les obtient.

9. Fin du contrat

Le Client peut exporter à tout moment l'intégralité de ses données depuis la page Compte, sous forme d'archive de fichiers CSV. Après la demande de fermeture du compte, il dispose de trente jours pour procéder à cet export ou revenir sur sa demande. À l'issue de ce délai, l'Éditeur efface les données traitées pour le compte du Client, y compris les copies de documents de voyage. Elles disparaissent des sauvegardes à l'expiration de celles-ci, quatorze jours au plus tard. L'Éditeur ne conserve que ce que la loi lui impose de garder.

10. Audit

L'Éditeur met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le Client peut faire réaliser un audit, une fois par an au plus, avec un préavis de trente jours, à ses frais, par un auditeur tenu à la confidentialité et qui n'est pas un concurrent de l'Éditeur. L'audit ne peut donner accès aux données des autres clients de l'Éditeur. Un audit demandé par une autorité de contrôle n'est pas soumis à ces limites.

11. Obligations du Client

Le Client détermine les finalités de ses traitements et dispose d'une base légale pour chacun. Il informe les personnes concernées conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, recueille leur consentement lorsqu'il est requis (pour ses campagnes commerciales, notamment) et ne saisit que les données nécessaires.

12. Dispositions générales

En cas de contradiction avec les conditions générales de vente, le présent accord prévaut pour tout ce qui touche à la protection des données personnelles. La limitation de responsabilité prévue aux conditions générales de vente s'applique au présent accord, dans les limites permises par la loi. Il est soumis au droit français et aux juridictions désignées par les conditions générales de vente. Il prend fin avec le contrat, à l'exception des obligations qui, par nature, lui survivent (article 9).